أنظمة الفواتير والضرائب وتحصيل الحقوق تختلف بين الدول، وما في هذا المقال ترتيب عمل لا استشارة قانونية ولا مالية. عند أي التزام ضريبي أو نزاع حقيقي، اسأل محاسبا أو مستشارا في بلدك.
سلم الفيديو في موعده. ردوا في نفس اليوم: «شغل جميل، تسلم إيدك». سأل عن الدفع بعد أسبوع، فقالوا إنه عند المدير للتوقيع. سأل بعد أسبوعين، فقالوا إن المالية تقفل الشهر. سأل بعد شهر، فقالوا إن الشخص الذي كان يتابع معه ترك الشركة.
مرت ثلاثة أشهر. وصل المال في النهاية، لكنه كان قد رفض عملين آخرين في هذه المدة لأنه كان ينتظر.
المشكلة لم تكن أنهم لا يريدون الدفع. المشكلة أنه لم يسأل سؤالا واحدا قبل أن يبدأ: كيف تدفعون؟
الدفع لا ينظم بعد التسليم، بل قبله
هذه الفكرة كلها في سطر: بعد أن تسلم، قوتك التفاوضية صفر. العمل صار في أيديهم، والفيديو قد يكون نشر، وأنت تنتظر.
ولذلك كل ما في هذا المقال يحدث قبل أن تصور لقطة واحدة. وهو امتداد طبيعي للبنود التي تكتب قبل البدء، وقد فصلناها في ما الذي يجب أن تتفق عليه كتابة قبل التصوير في أي عمل مدفوع.
خمسة أشياء تحدد موعد وصول مالك
اسأل عنها في رسالة واحدة قبل أن تقبل العمل. أسئلة إدارية عادية، ولا أحد يستغربها:
1. من يصدر أمر الدفع؟ الشخص الذي يتحدث معك قد يكون من التسويق ولا علاقة له بالمال. اطلب اسم المسؤول المالي أو من يوقع على المدفوعات. وهذا الاسم هو أنفع شيء ستحصل عليه.
2. ما دورة الدفع عندكم؟ كثير من الشركات تدفع في أيام محددة من الشهر فقط، وفاتورة تصل بعد يوم الإغلاق تنتقل إلى الشهر التالي كله. معرفة هذا اليوم تعني أنك ترسل فاتورتك قبله.
3. ما تحتاجونه لتسجيلي كمورد؟ بعض الشركات تحتاج ملفا كاملا: هوية، رقم ضريبي أو سجل تجاري، شهادة حساب بنكي، نموذج داخلي. هذا الملف يأخذ أسبوعين وحده، ويمكن إنجازه في أول يوم بدل آخر يوم.
4. ما شكل الفاتورة المقبول؟ بعض الشركات ترفض الفاتورة إن لم يكن فيها رقم أمر الشراء أو رقم العقد. اسأل عن العناصر المطلوبة واكتبها في قالبك.
5. كيف تحولون المال؟ حوالة بنكية، أو منصة دفع، أو وسيط. واسأل من يدفع رسوم التحويل، فهذا سؤال يوفر عليك مبلغا مقتطعا لم تتوقعه.
خمسة أسئلة في رسالة قصيرة قبل الموافقة تختصر عليك شهورا.
المقدم: الرقم الذي يغير كل شيء
طلب جزء من المبلغ قبل البدء ليس تشككا في الطرف الآخر، وهو ممارسة عادية في كل أعمال الإنتاج.
ووظيفته العملية ليست المال فقط، بل أنها اختبار: الشركة القادرة على تحويل جزء من المبلغ قبل التصوير هي شركة قادرة على الدفع، وعندها مسار إداري يعمل. والشركة التي تعتذر عن أي مقدم لأي سبب، أنت الآن تعرف شيئا مهما عنها قبل أن تضيع أسبوعا من وقتك.
واربط باقي المبلغ بحدث واضح لا بتقدير: لا تكتب «عند الرضا عن العمل»، بل «عند تسليم النسخة النهائية». الرضا لا يقاس، والتسليم يقاس.
الفاتورة: لماذا ترفض وتعود
أغلب تأخير الدفع سببه فاتورة ناقصة، لا نية سيئة. الفاتورة التي تمر من المرة الأولى فيها:
- اسمك الكامل أو اسم نشاطك، وعنوانك
- رقمك الضريبي أو رقم سجلك إن كان لديك
- اسم الشركة الكامل كما هو في سجلها، لا اسمها المتداول
- رقم فاتورة متسلسل عندك، وتاريخها
- وصف العمل في سطر أو سطرين، مطابق لما في الاتفاق
- المبلغ وعملته، وأي ضريبة تنطبق مبينة على حدة
- مهلة الدفع مكتوبة صراحة: «الاستحقاق بعد كذا يوما من التاريخ»
- بيانات الحساب البنكي كاملة
- رقم أمر الشراء أو العقد إن طلبوه
وأرسل الفاتورة في نفس رسالة التسليم، لا بعدها بأسبوع. الفاتورة التي تصل مع العمل تدخل الدورة الإدارية فورا، والتي تصل متأخرة تبدأ الدورة من جديد.
جدول ثلاث رسائل للمتابعة
لا تتابع بالعشوائية ولا بالإلحاح اليومي. ثبت ثلاث لحظات وامش عليها:
قبل الاستحقاق بثلاثة أيام: رسالة قصيرة ودية تذكر بالفاتورة ورقمها وتاريخ استحقاقها. هذه الرسالة وحدها تحل أغلب الحالات، لأن الفاتورة قد تكون نائمة في بريد أحدهم.
بعد الاستحقاق بيومين: رسالة تقول إن الاستحقاق مضى، وتسأل إن كان هناك شيء ناقص من جهتك. اجعل السؤال عن النقص، فهو يفتح الباب بلا مواجهة.
بعد أسبوع من ذلك: رسالة إلى الشخص المالي مع نسخة إلى من تعامل معك. التصعيد هنا ليس عداء، بل هو انتقال إلى من يملك القرار.
وفي كل مرة: رسالة واحدة، قصيرة، بلا اعتذار وبلا تهديد. النص الطويل يقرأ أقل.
نموذج رسالة متابعة
الموضوع: فاتورة رقم [الرقم] · [اسم العمل] · الاستحقاق [التاريخ]
مرحبا [الاسم]،
أتابع بشأن الفاتورة رقم [الرقم] بمبلغ [المبلغ]، المرسلة بتاريخ
[التاريخ] عن [وصف العمل في نصف سطر]، واستحقاقها [التاريخ].
هل هناك أي شيء ناقص من جهتي لإتمامها؟ يسعدني أن أرسل أي مستند
تحتاجونه.
مرفق نسخة من الفاتورة للتسهيل.
شكرا،
[اسمك] · [هاتف]
متى تتوقف عن العمل معهم
بعض العلاقات لا تستحق الاستمرار ولو دفعوا في النهاية. توقف عن قبول أعمال جديدة من جهة إذا:
- تجاوز الدفع مهلته أكثر من مرة بلا سبب واضح.
- طلبوا عملا إضافيا قبل أن يسددوا العمل السابق.
- تغير الشخص الذي تتعامل معه مرتين ولم يسلمك أحد إلى أحد.
- رفضوا كتابة أي شيء، وكل الاتفاق شفهي.
والقاعدة العملية: لا تبدأ عملا ثانيا لجهة لم تسدد عملها الأول. هذه القاعدة وحدها تحميك من أغلب الخسائر الكبيرة.
التحويلات بين الدول
إن كان العميل في بلد آخر، اسأل قبل الاتفاق عن ثلاثة أشياء: العملة التي ستدفع بها، ومن يتحمل رسوم التحويل والوسيط، وهل هناك خصم ضريبي في بلدهم يقتطع من المبلغ. والفرق بين ما اتفقتما عليه وما يصل إلى حسابك قد يكون كبيرا، والمكان الصحيح لمعالجته هو قبل العقد.
سجل بسيط يكفيك
جدول واحد بستة أعمدة يحل عليك محاسبة السنة كلها:
| العميل | العمل | المبلغ | تاريخ الفاتورة | الاستحقاق | وصل؟ |
راجعه مرة كل أسبوع في وقت ثابت. خمس دقائق تكفي، وهي التي تجعلك تكتشف تأخيرا في يومه لا بعد شهرين.
المبدأ العام
المال لا يتأخر لأن أحدا يريد أن يظلمك، بل لأن لا أحد مسؤول عنه. كل ما سبق هدفه واحد: أن تجعل نفسك بندا واضحا في نظام إداري بدل أن تكون رسالة في بريد مزدحم.
وإن كنت في بداية طريقك ولم تصل إلى الأعمال المدفوعة بعد، فالترتيب الصحيح مشروح في متى تبدأ التفكير في الربح من قناتك. وإن كنت على وشك أول تواصل مع علامة تجارية، فابدأ من ملف قناتك التعريفي للعلامات التجارية.